Moduł Marketing sam pilnuje kilku obowiązków wynikających z RODO: prawa dostępu do danych, prawa do bycia zapomnianym i automatycznego czyszczenia danych, które przestały być potrzebne. Nie musisz tego uruchamiać ręcznie.
Gdzie to znajdziesz
Prawo dostępu do danych
W stopce maili (obok linku wypisu) może znaleźć się link do wglądu w dane - odbiorca dostaje na swój adres komplet danych, jakie ma o nim moduł Marketing (subskrypcje, zdarzenia z kampanii, status na liście rezygnacji). Odpowiedź jest zawsze wysyłana mailem, nigdy nie pokazuje danych wprost na stronie - i zawsze wygląda tak samo niezależnie od tego, czy link był poprawny, żeby nie zdradzać, czy dany adres w ogóle jest w bazie. Ze względów bezpieczeństwa (ochrona przed zalewaniem skrzynki) jeden adres może poprosić o taki eksport nie częściej niż raz na dobę.
Automatyczne czyszczenie danych
Cotygodniowe zadanie w tle usuwa albo anonimizuje dane, których cel przetwarzania już wygasł:
- niepotwierdzone zapisy (double opt-in) starsze niż 14 dni są usuwane - brak potwierdzenia oznacza brak ważnej zgody na przetwarzanie,
- adres IP i przeglądarka zapisane przy otwarciu/kliknięciu maila są czyszczone po 6 miesiącach od zdarzenia - liczniki i statystyki kampanii zostają, znika tylko dana, po której można by zidentyfikować osobę,
- adres IP i przeglądarka zapisane jako dowód zgody na zapis (patrz ślad zgody) są czyszczone 3 lata po wypisaniu się subskrybenta - do tego czasu stanowią dowód na wypadek sporu o podstawę przetwarzania.
Co zostaje bezterminowo
Lista rezygnacji (globalna blokada adresów) nie podlega temu czyszczeniu i jest przechowywana bez ograniczenia czasowego - to jedyny sposób, żeby trwale nie wysyłać już niczego na dany adres, więc jej usunięcie musiałoby być świadomą decyzją, nie automatem.
Prawo do bycia zapomnianym
Marketing sam nie ma osobnego formularza “usuń moje dane” - żądanie usunięcia obsługuje się przez usunięcie kontaktu w CRM. Skasowanie kontaktu automatycznie dopisuje jego adres do listy rezygnacji z powodem Usunięcie GDPR, więc adres trwale przestaje dostawać jakiekolwiek kampanie - nawet gdyby ten sam e-mail wrócił kiedyś do CRM przy innym kontakcie. Wypisanie się samo w sobie zatrzymuje tylko wysyłkę, nie usuwa danych - do pełnego usunięcia potrzeba skasowania kontaktu w CRM.