Dział

Co to jest dział

Dział to struktura organizacyjna firmy. Używany głównie w module Mail do organizacji skrzynek pocztowych, szablonów e-maili i informacji kontaktowych, ale także do zawężenia widoczności danych (np. klientów CRM) tylko do osób z konkretnego działu.

Do czego służy dział

• Organizacja maili - skrzynki pocztowe i foldery mogą należeć do działu
• Szablony e-maili - każdy dział może mieć własne szablony wiadomości
• Dane kontaktowe - dział może mieć przypisany telefon i email, które trafiają do stopki wysyłanych wiadomości
• Routing e-maili - wiadomości mogą być kierowane do skrzynek przypisanych do konkretnego działu
• Przypisanie do zadań - zadania mogą być przypisane do działu
• Przypisanie do projektów - projekty mogą należeć do działu
• Ograniczanie widoczności danych - rekordy (na razie klienci CRM) mogą być widoczne tylko dla osób z tego samego działu

Tworzenie działu

1. Przejdź do Ustawienia → Działy
2. Kliknij + (Nowy dział)
3. Wypełnij:
   • Nazwa - unikalna nazwa działu (np. “Sprzedaż”, “Wsparcie techniczne”)
   • Opis - opcjonalny opis
   • Użytkownicy - przypisz użytkowników do działu
   • Skrzynki - przypisz skrzynki pocztowe
   • Telefon działu - opcjonalny numer kontaktowy
   • Email działu - opcjonalny adres e-mail
4. Zapisz

Dane działu w stopce e-maili

Telefon i email działu mogą być automatycznie wstawiane do stopki wysyłanych wiadomości. Dzięki temu odbiorca widzi dane kontaktowe odpowiedniego działu, a nie ogólne dane firmy.

Ograniczanie widoczności danych po działach

Działami można zawężać dostęp do danych - na razie dotyczy to klientów CRM. Po włączeniu trybu działowego użytkownik widzi tylko te rekordy, które należą do działów, do których jest przypisany. Klienci bez przypisanego działu są niewidoczni dla osób bez uprawnień administratora.

Gdzie się to włącza: Ustawienia konta → “Widoczność danych po działach”. Wartości:

• Wyłączona - mechanizm nieaktywny, wszyscy widzą wszystkich klientów
• Włączona - pełne ograniczenie: rekordy spoza działów użytkownika są niewidoczne (zarówno na liście, jak i przy próbie wejścia w szczegóły)

Automatyczne włączenie: w momencie utworzenia drugiego działu na koncie tryb przełącza się sam na “Włączona” (chyba że administrator wcześniej ustawił go ręcznie - wtedy zostaje przy swojej wartości). Pierwszy dział nie aktywuje mechanizmu, bo bez podziału nie ma czego rozdzielać.

Tworzenie i edycja: osoba bez uprawnień administratora musi przy tworzeniu nowego klienta wybrać swój dział. Pole “Dział” w formularzu jest wtedy ograniczone tylko do działów, do których ta osoba jest przypisana.

Uprawnienie “Widzi dane wszystkich działów” (departments_all)

Użytkownik z tym uprawnieniem widzi wszystkich klientów niezależnie od działu i może edytować dowolny rekord.

Domyślnie wszyscy mają to uprawnienie - administratorzy, właściciele konta i zwykli użytkownicy. Dzięki temu sam fakt utworzenia działu i włączenia trybu nie odbiera nikomu dostępu - obecny zespół pracuje dalej jak zawsze.

Aby naprawdę ograniczyć dostęp konkretnemu użytkownikowi do jego własnego działu:

1. Wejdź w Ustawienia → Role
2. Stwórz nową rolę (np. “Sprzedawca - tylko swój dział”) odznaczając uprawnienie “Widzi dane wszystkich działów”
3. Przypisz tę rolę do użytkownika w jego profilu
4. Upewnij się, że użytkownik jest w odpowiednim dziale (Ustawienia → Działy → wybierz dział → przypisz użytkowników)

Dopiero rola bez departments_all realnie zawęża widoczność. Kierownicy i osoby pracujące między działami mogą zostać przy domyślnej roli z tym uprawnieniem.

Ważne informacje

• Nazwa działu musi być unikalna w ramach konta
• Dział łączy użytkowników, skrzynki, szablony i widoczność danych w jedną strukturę
• Usunięcie działu nie usuwa przypisanych skrzynek ani szablonów - zostają odpięte