Bezpieczne automatyzacje

W aplikacji

Gdzie to znajdziesz

Test przed włączeniem

Nową automatyzację sprawdź panelem Przetestuj regułę (bez wykonania akcji) na dwóch rekordach: takim, który powinien pasować, i takim, który nie powinien (test i log).
Przy mailach i SMS-ach sprawdź treść po podstawieniu pól w Podglądzie akcji testu. Po zatwierdzeniu próbną wiadomość wyśle Wykonaj naprawdę na testowym kliencie z własnym adresem e-mail i numerem telefonu.
Po włączeniu zajrzyj do Logu wykonań po pierwszych zdarzeniach, a nie dopiero po tygodniu.

Przy akcji natychmiastowej zawsze dawaj warunek. Automatyzacja bez warunków na zdarzeniu zmiana działa przy każdej poprawce każdego rekordu.
Zamiast „status jest X” używaj „status zmieniło się na X” - wtedy akcja wykona się raz, przy przejściu na status, a nie przy każdej kolejnej zmianie rekordu (zmiana wartości).
Wyszukiwanie po filtrze sprawdź najpierw na liście rekordów - formularz pokazuje, ile rekordów filtr znajduje teraz. Tyle razy wykona się akcja w pierwszym przebiegu.

Powiadomienie, które przychodzi kilka razy dziennie, szybko przestaje być czytane. Zamiast osobnej wiadomości o każdym rekordzie rozważ cotygodniowy raport.
Kieruj powiadomienia do Odpowiedzialnego za rekord, a nie do całego zespołu.
Sprawę, która wymaga reakcji w określonym czasie, lepiej prowadzić alarmem z regułą SLA niż kilkoma automatyzacjami z przypomnieniami (pomoc Alarmów).

Nazwa mówi, co automatyzacja robi i kiedy, np. „Reklamacja → powiadom odpowiedzialnego”. Za pół roku nikt nie będzie pamiętał, po co jest „Reguła 3”.
Nieużywane automatyzacje wyłączaj albo usuwaj. Kolumna Ostatnie wykonanie na liście pokazuje, które nie działały od dawna.
Dwie automatyzacje na to samo zdarzenie łatwo przeoczyć - przed założeniem nowej przejrzyj listę.

Szablon maila dopracuj przed podpięciem do automatyzacji - zmiana treści cofa zatwierdzenie.
Przy mailach marketingowych zaznacz Pomiń osoby, które zrezygnowały z wysyłek.
Ustaw Wykonuj tylko w godzinach i Pomijaj weekendy - wiadomość w nocy albo w niedzielę rzadko jest dobrze przyjmowana. Przy akcji opóźnionej wysyłka poczeka do najbliższego dozwolonego okna.