Jak działa automatyzacja

Każda automatyzacja to trzy odpowiedzi: kiedy ma się uruchomić, pod jakim warunkiem i co ma wtedy zrobić. Na formularzu odpowiadają im trzy części: moment akcji, warunki uruchomienia i akcje.

Moment akcji - kiedy

Moment akcji decyduje, co budzi automatyzację:

• Akcja natychmiastowa - coś się stało z rekordem: powstał, zmienił się, został usunięty, mail został odebrany albo wysłany,
• Akcja cykliczna - wybrana pora, np. codziennie o 7:00 albo w każdy poniedziałek,
• Akcja opóźniona - określony czas przed datą rekordu albo po niej, np. 3 dni po założeniu klienta albo 24 godziny przed terminem zadania,
• Wyszukiwanie po filtrze - według harmonogramu system uruchamia zapisane wyszukiwanie i wykonuje akcje na znalezionych rekordach.

Wszystkie cztery opisuje Moment akcji.

Warunki - pod jakim warunkiem

Warunki zawężają automatyzację do właściwych rekordów: tylko zadania z projektu X, tylko klienci z tagiem VIP, tylko zmiana statusu na „Reklamacja”. Puste warunki oznaczają „zawsze”. Szczegóły w Warunkach.

Akcje - co zrobić

Jedna automatyzacja może mieć kilka akcji wykonywanych po kolei: powiadomić osobę, wysłać maila z szablonu, dodać zadanie, zmienić pole, podnieść alarm, wysłać webhook. Pełna lista w Akcjach.

Jeśli któraś akcja skończy się błędem, kolejne już się nie wykonają - dlatego akcję, na której najbardziej zależy, warto dać na początek.

Co system pilnuje sam

• Brak zapętleń. Zmiany wprowadzone przez akcję automatyzacji nie uruchamiają innych automatyzacji. Akcja „Zmień wartość pola” nie wywoła więc lawiny kolejnych reguł.
• Limit wykonań. Konto może wykonać do 300 automatyzacji na godzinę. To bezpiecznik na wypadek źle ustawionego warunku. Akcje natychmiastowe ponad limit są pomijane z powodem rate_limited w logu, a akcje opóźnione i wyszukiwania po filtrze obsłużą resztę rekordów w kolejnych przebiegach.
• Wyłączenie po serii błędów. Po pierwszym błędzie twórca automatyzacji dostaje powiadomienie. Po 10 błędach z rzędu automatyzacja wyłącza się sama. Ponowne włączenie zeruje licznik.
• Zatwierdzanie wysyłek do klientów. Automatyzacja, która wysyła klientom maile albo SMS-y, czeka na zatwierdzenie przez system - patrz Zatwierdzanie wysyłek.

Brak adresu e-mail albo numeru telefonu u odbiorcy nie jest błędem automatyzacji. Taki przebieg trafia do logu jako „pominięto - brak danych” i nie liczy się do serii błędów.

Log wykonań

Każde uruchomienie zostawia wpis w Logu wykonań na karcie automatyzacji: kiedy, z jakim wynikiem, na którym rekordzie i dlaczego. Log nie zapisuje przypadków, w których warunki nie były spełnione - inaczej każda zmiana każdego rekordu trafiałaby do logu. Wpisy są przechowywane przez 3 miesiące. Opis w Teście i logu.

Automatyzacja, alarm, webhook czy cykliczna akcja

• Coś ma się stać raz, w reakcji na zmianę albo termin - automatyzacja.
• Sprawa ma być pilnowana w czasie („po 15 minutach bez reakcji powiadom kolejną osobę”) - alarm z regułą SLA. Automatyzacja może go podnieść akcją „Podnieś alarm”, a dalsze kroki i ponowienia prowadzi już moduł Alarmów.
• Zewnętrzny system ma dostać surowe dane o każdym zdarzeniu - webhook (Webhooki).
• Według harmonogramu ma ruszyć flow albo aplikacja - cykliczna akcja (Cykliczne akcje).