Bufor importów

Bufor importów to poczekalnia na dane klientów wysyłane przez API z zewnętrznego systemu (np. sklepu albo systemu księgowego). System przyjmuje paczkę od razu, a automatyzację z akcją Import i synchronizacja klientów CRM zakłada lub aktualizuje z niej klientów w CRM w kolejnych przebiegach, w tle.

Do bufora trafia się też z Ustawień modułu, z sekcji Import danych.

Lista paczek

Każdy wiersz to jedna paczka wysłana przez API:

• Identyfikator batcha - nadany przez system wysyłający. Ta sama paczka wysłana drugi raz nie zdubluje danych,
• Źródło - stała nazwa systemu, z którego przyszły dane,
• Rodzaj - rodzaj importu, dziś zawsze klienci CRM,
• Rekordy - liczba klientów w paczce,
• Status - czeka (jeszcze nieprzetworzona) albo przetworzony. Dopisek z liczbą odrzucone znaczy, że część rekordów nie weszła do CRM.

Karta paczki

Kliknięcie identyfikatora otwiera kartę paczki:

• daty: utworzenie, Przetworzono i Wygasa - kiedy paczka zniknie z bufora,
• Odrzucone rekordy - Zewnętrzne ID rekordu i Błąd, dlaczego nie wszedł,
• Podgląd rekordów - pierwsze 50 rekordów paczki z nazwą i polami własnymi.

W menu Więcej jest podgląd JSON paczki i jej usunięcie.

Jak długo paczki zostają

• Paczka czekająca na przetworzenie zostaje do 3 miesięcy.
• Paczka przetworzona bez błędów znika po 7 dniach - to zużyty bufor, a dane są już w CRM.
• Paczka z odrzuconymi rekordami zostaje na pełne 3 miesiące, żeby dało się sprawdzić, co odpadło, i wysłać poprawione dane.

Automatyzacja przetwarzająca bufor

Paczki przetwarza automatyzacja z momentem Akcja cykliczna i akcją Import i synchronizacja klientów CRM. System zakłada ją sam przy pierwszej paczce (albo przy instalacji aplikacji „CRM - import i synchronizacja klientów”) z harmonogramem co 10 minut. Opcje akcji:

• Wielkość porcji - ile rekordów paczki system obsługuje naraz, domyślnie 2000,
• Zapisuj niezdefiniowane pola - Tak (domyślnie) zapisuje u klienta także pola własne, które nie mają definicji na koncie. Nie je pomija,
• Pola łączące - po czym rozpoznać istniejącego klienta, gdy system zewnętrzny przysyła go pierwszy raz: email, phone, tax_no (NIP), register_number, name, rozdzielone przecinkami. Pola są sprawdzane po kolei, a pozostałe z listy muszą się zgadzać. Puste pole znaczy „bez łączenia” - nierozpoznany rekord od razu tworzy nowego klienta.

Wynik każdego przebiegu jest w logu tej automatyzacji: liczba paczek, utworzonych, zaktualizowanych i powiązanych klientów oraz błędów.

Gdy coś nie działa

• Paczki długo mają status „czeka” - sprawdź, czy automatyzacja z akcją importu jest włączona i nie czeka na zatwierdzenie. Jej log pokaże, czy przebiegi się odbywają.
• Część rekordów odrzucona - przyczyna jest w Odrzuconych rekordach na karcie paczki, np. klient o tej samej wartości pola łączącego występuje w CRM kilka razy. Popraw dane albo scal duplikaty i wyślij paczkę ponownie z systemu źródłowego.
• Powstają duplikaty klientów - ustaw Pola łączące, np. email, tax_no, żeby nowe rekordy łączyły się z klientami, którzy już są w CRM.