Konto administratora daje dostęp do wszystkich danych firmy - kilka nawyków utrzymuje je bezpieczne i czytelne dla wszystkich, którzy z niego korzystają.
Gdzie to znajdziesz
Włącz logowanie dwuetapowe zanim zrobi się to obowiązkiem
Nie czekaj, aż liczba osób z dostępem do firmowych danych urośnie na tyle, że wymuszenie 2FA będzie już koniecznością - włączenie go wcześniej, z rozsądnym okresem przejściowym, oswaja z nim zespół bez presji czasu. Patrz Logowanie dwuetapowe.
Rozdzielaj dostęp do danych między działy tam, gdzie to ma sens
Jeśli firma ma zespoły, które nie powinny widzieć nawzajem swoich klientów, zgłoszeń czy zadań, ograniczenie widoczności danych do działu warto włączyć zanim urośnie lista wyjątków do ręcznego pilnowania. Patrz Ograniczenie widoczności danych do działu.
Trzymaj włączone tylko moduły, z których zespół faktycznie korzysta
Nieużywany moduł w menu to dodatkowy szum przy szukaniu tego, co naprawdę potrzebne. Wyłączenie niczego nie kasuje - dane wracają w całości po ponownym włączeniu, więc nie ma ryzyka w sprzątaniu listy modułów. Patrz Włączanie modułów.
Dopasuj powiadomienia zamiast je ignorować
Dzwonek ustawiony na „dźwięk” dla każdego typu zdarzenia szybko zaczyna przeszkadzać, a wtedy łatwo przestać go zauważać w ogóle. Zostaw głośną sygnalizację dla naprawdę pilnych zdarzeń, a resztę przełącz na „cicho” albo samą kropkę. Patrz Powiadomienia.
Pilnuj liczby opłaconych miejsc, zanim zespół urośnie
Sprawdzaj od czasu do czasu liczbę wykorzystanych miejsc względem opłaconych - dodanie kolejnej osoby do zespołu nie powinno być pierwszym momentem, w którym ktoś zauważa, że limit jest bliski wyczerpania. Patrz Plan i płatności.
Sygnały, że konto wymaga porządków
- administratorami konta jest więcej osób, niż faktycznie potrzeba do zarządzania nim na co dzień,
- część zaproszonych osób ma rolę domyślną zamiast roli dopasowanej do jej faktycznych zadań,
- lista modułów w menu zawiera pozycje, z których od miesięcy nikt nie korzysta,
- ważność konta zbliża się do końca, a nikt jeszcze nie sprawdził aktualnego planu.