Każdy użytkownik sam ustawia sobie termin nieobecności i osobę, która go zastąpi - bez angażowania administratora. System na ten czas sam przekierowuje nową pocztę i zadania cykliczne.
Gdzie to znajdziesz
Ustawienie urlopu
W profilu wypełnia się:
- Na urlopie od / Na urlopie do - oba pola muszą być ustawione razem; zapisanie samej jednej daty (bez drugiej) czyści cały urlop, łącznie z wybraną osobą zastępującą,
- Osoba zastępująca - szukajka pokazuje tylko aktywnych użytkowników zespołu (bez gości i bez samego siebie - wybranie siebie jest zablokowane), albo opcję Wszyscy (bez przypisania).
Przy opcji Wszyscy (bez przypisania) nowe maile i zadania z szablonów cyklicznych, które normalnie trafiłyby do Ciebie, wpadają do wspólnej puli nieprzypisanych - każdy zalogowany pracownik może je stamtąd pobrać.
Co system przekierowuje
W okresie urlopu na wskazaną osobę (albo do puli nieprzypisanych) trafiają:
- nowe maile przychodzące na współdzielone skrzynki,
- kolejne wiadomości w wątkach prowadzonych dotąd przez Ciebie - cały wątek wraca do zastępcy,
- filtry mailowe z akcją „przypisz odpowiedzialnego”,
- nowe zadania generowane z szablonów cyklicznych.
Każde takie automatyczne przepisanie zapisuje się w Aktywnościach konta - widać, kto, na kogo i z powodu czyjego urlopu został przepisany.
Skrzynki prywatne nie są przekierowywane
Poczta na prywatnej skrzynce (widoczna tylko dla właściciela) nie trafia do zastępcy niezależnie od ustawienia urlopu - zostaje na koncie właściciela. Inni widzą przy jego nazwisku tylko informację o urlopie.
Łańcuch zastępstw
Jeśli wskazana osoba zastępująca też akurat jest na urlopie, system szuka jej zastępcy - i tak do dwóch kroków w głąb. Gdy łańcuch jest dłuższy, ostatnia znaleziona osoba w tym łańcuchu dostaje przekierowanie, nawet jeśli sama jeszcze wraca z urlopu później.
Widoczność w systemie
Przy awatarze i nazwisku osoby na urlopie pojawia się ikona palmy 🌴 - w listach użytkowników, przy wyborze odpowiedzialnego za maila, w akcjach masowych na zadaniach i wszędzie tam, gdzie wybiera się osobę odpowiedzialną. Po dacie Na urlopie do ikona znika, a przekierowanie samo się wyłącza.