Na karcie klienta, w ramce Kontakty, widać wszystkie osoby powiązane z firmą. Jedna osoba może pracować dla kilku firm naraz - np. księgowa obsługująca kilku klientów albo właściciel kilku spółek - i wtedy widać ją na karcie każdej z nich. Jedna z tych firm jest jej firmą główną; jeśli to nie ta, którą właśnie oglądasz, pod nazwiskiem pojawia się podpowiedź, która to firma.
Gdzie to znajdziesz
Menu przy kontakcie
Przy każdej osobie jest menu z opcjami:
- Edycja - zmiana danych osoby,
- Wyślij email - gdy osoba ma adres e-mail,
- Wyślij SMS - gdy osoba ma numer telefonu, a na koncie jest skonfigurowana aplikacja Integracja z SMSAPI (CRM → Ustawienia),
- Ustaw jako główny kontakt - osoba staje się głównym kontaktem tej firmy. Opcji nie ma przy osobie, która już nim jest (gdy firma ma kilka kontaktów, główny jest oznaczony gwiazdką),
- Odepnij od klienta - zdejmuje osobę tylko z tej firmy,
- Usuń kontakt - usuwa osobę z CRM, u wszystkich jej firm. Usuniętego kontaktu nie da się przywrócić.
Odepnij czy usuń?
Odepnij od klienta zostawia kontakt w systemie. Osoba znika z karty tej firmy, ale zostaje przy pozostałych firmach, do których jest przypięta. Nic nie jest kasowane: maile, rozmowy, interesy i notatki zostają. Maile tej osoby przestają być jednak widoczne na karcie tej firmy - znajdziesz je w module Poczta i na karcie samego kontaktu. Jeśli odpinasz osobę od jej firmy głównej, firmą główną zostaje inna z jej firm. Jeśli była to jej jedyna firma, kontakt zostaje w CRM bez przypisanego klienta - na liście kontaktów widzą go tylko osoby z uprawnieniem Dostęp do kontaktów bez klienta.
Usuń kontakt usuwa osobę z CRM. Znika z kart wszystkich firm, do których była przypięta, nie tylko z tej, którą oglądasz. Dlatego przed usunięciem system pyta o potwierdzenie:
- osoba przypięta tylko do tej firmy - zwykłe pytanie „Czy na pewno usunąć ten kontakt?”,
- osoba przypięta do kilku firm - ostrzeżenie z liczbą firm, u których kontakt zniknie.
Jeśli chcesz tylko zdjąć osobę z tej jednej firmy, wybierz Odepnij od klienta.
Razem z osobą znikają jej notatki. Rozmowy i interesy zostają na karcie firmy, a jej maile - w module Poczta, ale nie widać ich już na karcie firmy.
Usunięcie blokuje też wysyłkę marketingu na adres tej osoby. System traktuje usunięcie kontaktu jak prośbę o skasowanie danych i zapisuje jej e-mail na liście Marketing → Wypisani (powód „Usunięcie GDPR”). Blokada dotyczy samego adresu, więc zostaje także wtedy, gdy dodasz tę osobę do CRM jeszcze raz - np. po usunięciu zdublowanego kontaktu. Żeby znów mogła dostawać kampanie, usuń jej adres z listy wypisanych.
Jeśli osoba była głównym kontaktem firmy, firma zostaje bez kontaktu głównego. System nie wybiera go spośród pozostałych osób - ustaw go sam opcją Ustaw jako główny kontakt. Firma, która ma własny e-mail albo telefon, przy najbliższym zapisie jej danych dostanie jako główny kontakt z tym adresem (w razie potrzeby system założy go z danych firmy).
Po usunięciu system wraca na kartę klienta, z której kontakt był usunięty. Opcja Usuń kontakt jest widoczna tylko dla osób z uprawnieniem do usuwania klientów. Żeby usunąć kontakt, musisz też móc edytować jego firmę główną - także wtedy, gdy oglądasz kartę innej firmy tej osoby. Bez tego system zostawi kontakt i pokaże komunikat „Nie masz dostępu do usuwania tego kontaktu.”