Im więcej osób dodaje klientów i kontakty, tym łatwiej o duplikaty i o klientów bez odpowiedzialnego. Ten artykuł pokazuje, jak to ogarnąć - jak scalać duplikaty i jak porządkować bazę kategoriami, tagami i przypisaniem odpowiedzialnych.
Gdzie to znajdziesz
Duplikaty klientów i kontaktów
Jeśli dwie osoby niezależnie dodały tego samego klienta albo ten sam kontakt trafił do bazy dwa razy (np. z różnych źródeł danych), scal je w jeden rekord zamiast usuwać jeden z nich - scalenie zachowuje historię (e-maile, notatki, interesy) obu rekordów przy tym, który zostaje.
- Klienci - na zaawansowanym widoku listy klientów zaznacz kilka rekordów i użyj Połącz klientów.
- Kontakty - zobacz Scalanie zdublowanych kontaktów. Gdy duplikatów po e-mailu jest dużo, zamiast łączyć je ręcznie po dwa, użyj aplikacji opisanej w Masowe scalanie duplikatów po e-mailu.
Reguły unikalności NIP-u, PESEL-u, e-maila i telefonu w ustawieniach CRM zapobiegają części duplikatów już przy zapisie nowego rekordu - warto mieć je włączone tam, gdzie w Twojej bazie dany identyfikator faktycznie powinien być unikalny.
Kategorie i tagi
- Kategorie dzielą klientów, kontakty i projekty na rozłączne grupy (jeden klient - jedna kategoria) - np. wg wielkości firmy albo etapu współpracy. Zarządzasz nimi w CRM → Ustawienia → Kategorie.
- Tagi można dodać do klienta więcej niż jeden naraz i są wspólne z resztą konta (np. z modułem Organizacja) - przydają się do luźniejszego oznaczania, które nie pasuje do sztywnego podziału kategorii, np. „RODOTAK” albo „VIP”. Zarządzasz nimi w Organizacji → Tagi.
Trzymaj się jednej konwencji w zespole - jeśli kategorię i tag można pomylić (oba nazwane podobnie), część osób prędzej czy później użyje niewłaściwego.
Odpowiedzialni za klientów
Pole Odpowiedzialny przy kliencie pokazuje, kto go obsługuje. Możesz:
- ustawić Przypisuj nowego klienta do osoby, która go stworzyła w ustawieniach CRM, żeby nowi klienci nigdy nie zostawali bez opiekuna,
- przypisać odpowiedzialnego ręcznie na karcie klienta albo zbiorczo z listy klientów (widok zaawansowany, akcja grupowa).
Klienci bez odpowiedzialnego widzą tylko osoby z dostępem do „nieprzypisanych” klientów w swojej roli - regularnie przeglądaj tę grupę, żeby żaden klient nie został bez opieki.
Po czym poznać, że działa
- Wyszukiwanie klienta po nazwie albo NIP-ie zwraca jeden trafny wynik, a nie kilka wpisów tej samej firmy.
- Lista klientów bez odpowiedzialnego jest krótka i regularnie się opróżnia.
- Kategorie i tagi rzeczywiście dzielą bazę tak, jak zespół tego oczekuje - filtrowanie po nich daje sensowne grupy klientów.